Vstup do série

Často kolem sebe při mé práci konzultanta SharePoint vídám, jak složitě se dají řešit vlastně jednoduché věci. Není se ale čemu divit, samotný SharePoint je více platformou než jen produktem a tak jednu věc či myšlenku může běžný uživatel realizovat více způsoby. Na internetu navíc začalo být „přeblogováno“, proto hledání „správného“ řešení je teď paradoxně ještě složitější než dříve. Ono samotné „co je správně“ je kolikrát jen úhlem pohledu či pochopením samotného zadání. Mým cílem bude psát pouze o tom, jaké možnosti s platformou SharePoint získáváte a o funkcích konkrétně využitých v praxi. Samotné posouzení vhodnosti využití ve vašem záměru už nechávám jen na vás.

​Praktické využití

Když sem přemýšlel nad prvním tématem, vzpomněl jsem si na zakázku, ve které zákazník poptával řešení na platformě SharePoint, které by umožnilo centrálně řešit výkazy práce s možností měsíčního reportování odpracovaných hodin dle měsíců a konkrétních zaměstnanců.

I když zákazník poptával „sofistikované řešení“ s vlastní myšlenkou – kombinování mnoha seznamů, funkcí a pracovních postupů, tak se ve výsledku ukázalo, že na splnění všech požadavků bude stačit jeden upravený seznam a několik pohledů.

Konkrétní úpravou seznamu bylo přidání dvou počítaných sloupců, které „automaticky“, na základě data vytvoření položky, zobrazí rok a měsíc pro účel dalšího filtrování. Díky tomu bylo už jednoduché následně vytvořit pohled, který zobrazoval sumu všech vykázaných hodin a kombinací filtrů „rok“, „měsíc“ a „zaměstnanec“ uživatel získal potřebné informace.

​Jak na to

Pojďme se tedy společně podívat, jak jednoduché je využití počítaných sloupců, pokud potřebujete filtrovat položky seznamu dle roků a měsíců.

Na začátek je dobré vědět, že využití počítaných sloupců pro účel filtrování je možné jak pro položky seznamu, tak i pro soubory a složky dokumentové knihovny. Pouze je nutné předem stanovit, jaký sloupec (typ datum) budeme pro počítání roku a měsíce využívat.

V naší ukázce použijeme seznam úkolů s českou lokalizací, u kterého zajistíme možnost filtrování položek dle roků a měsíců, a to na základě systémového sloupce „Vytvořeno“, který je již součástí každého seznamu. Stejně tak můžete použít jakýkoliv jiný sloupec typu datum.

​Přidání kalkulovaného pole pro filtrování dle roků

Jako první si přidáme počítaný sloupec, pomocí kterého bude možné filtrovat položky dle roků.

1. V záložce SEZNAM pásu karet, klikněte na Nastavení seznamu.

2. Ve skupině Sloupce klikněte na možnost Vytvořit sloupec.

3. Vyplňte dle:
   a.   Do názvu sloupce napište: Rok
   b.   Jako typ informací v tomto sloupci vyberte: Počítané (výsledek s hodnotami v jiných sloupcích)
   c.   Jako vzorec napište: =HODNOTA.NA.TEXT(Vytvořeno;“yyyy“)
   d.   Jako datový typ vrácený tímto vzorcem nechte: Jeden řádek textu

4. Dokončete tlačítkem OK

Pokud jste vše udělali správně, měl by se ve vašem seznamu objevit nový sloupec s názvem „Rok“, pomocí kterého je možné filtrovat všechny položky.

IMG: V naší ukázce máme data pouze za rok 2014, proto je to i jediná volba v našem filtru.

​Přidání kalkulovaného pole pro filtrování dle měsíců

V případě přidání počítaného sloupce, pomocí kterého bude možné filtrovat položky dle měsíců, postupujeme stejně jako u předchozího, pouze s úpravou samotného vzorce.

1. V záložce SEZNAM pásu karet, klikněte na Nastavení seznamu.
2. Ve skupině Sloupce klikněte na možnost Vytvořit sloupec.
3. Vyplňte dle:
   a.    Do názvu sloupce napište: Měsíc
   b.    Jako typ informací v tomto sloupci vyberte: Počítané (výsledek s hodnotami v jiných sloupcích)
   c.    Jako vzorec napište: =HODNOTA.NA.TEXT(Vytvořeno;“mm“)
   d.    Jako datový typ vrácený tímto vzorcem nechte: Jeden řádek textu

4. Dokončete tlačítkem OK

Jakmile máme dokončeno, ke sloupci „Rok“ přibyl i sloupec „Měsíc“ – nyní nám už nic nebrání v tom libovolně všechny položky filtrovat jak dle roku tak měsíce vytvoření.

IMG: V naší ukázce máme data pouze za první a druhý měsíc, proto je to i jediná volba v našem filtru.

​

Závěr

Počítané sloupce jsou tedy velice mocný nástroj, který vám umožní používat vzorce a funkce k výpočtům dat ve vašich seznamech a knihovnách.

Pokud vás zajímá jaké všechny funkce a vzorce je možné u počítaných sloupců použít, doporučuji se podívat na článek: Úvod k výpočtům dat (http://office.microsoft.com/cs-cz/sharepoint-foundation-help/uvod-k-vypoctum-dat-HA010379914.aspx#BM2).

Na závěr je nutné ještě říct, že samotné počítané sloupce jsou přímo závislé na jazykové lokalizaci vašeho webu. Pokud tedy používáte například SharePoint s anglickou lokalizací je nutné použít i správně lokalizované vzorce tak, jak je tomu například i u Microsoft Excel.