Konečně si zvykáme na SharePoint. Tím „my“ myslím Českou Republiku a jsem za to ráda. Implementací jsou stovky, každá druhá firma ví, že instalace potřebuje plán a někoho,kdo ví co dělá (záměrně se vyhýbám slovu konzultant), pomalu se přesouváme od otázek typu „Jaké minimum je k instalaci potřeba“ k těm zásadnějším jako „Jak to budeme zálohovat“ nebo „Který hotfix je potřeba, ať neinstalujeme všechno“, umíme migrovat i upgradovat, jen ten obsah nám pořád moc nejde. Na to „Co bude uvnitř, až to pojede“ a „Kdo se o to bude starat“, se zatím (skoro) nikdo neptá.

Firma má většinou jasno v tom, k čemu SharePoint potřebuje, jaká verze to bude a kdo se bude starat o farmu jako takovou. Docela často dokáže identifikovat obsah, který do stránek přijde a občas dokonce sestavit tým lidí, kteří se o to postarají, ale tím většina plánů končí. Kdo bude odpovědný za obsah a kdo se bude starat o aktualizace stránek? Kdo rozhodne o tom, jakým způsobem stránky porostou, jaké aplikace jsou potřeba (jestli vůbec nějaké), co lidé od stránek chtějí? Koho se ptát, když je potřeba stránky na chvilku „odstavit“?

Jak už víte z mých přednášek, starat se o uživatele je důležité – ti dělají z prázdných stránek pracovní nástroj a pokud s portálem pracovat nemumí nebo pokud uvnitř nenajdou nic, co by ke své práci potřebovali, už se nikdy nevrátí. Mít správce obsahu je důležité – jen ti trpělivě aktualizují svěřené stránky, plní je novým obsahem, umí vyrobit všechno o co je požádáte a když to náhodou neumí, ví kdo to zařídí. A my jsme se rozhodli, že správcům trochu pomůžeme.

Ve VIP části​ našich portálových stránek už nějakou dobu roste sekce nazvaná „Online showroom“ (bývalé „demo pages“), která je takovou živou ukázkou toho, co SharePoint umí a co může všem svým uživatelům nabídnout. Stránky jsou rozdělené do sekcí podle oddělení (což je takové nejčastější dělení struktury vůbec) a každé oddělení obsahuje 2 – 5 hotových řešení vybraných uživatelských požadavků, vyrobených jen pomocí základních objektů nebo aplikací ze „store“ dostupných zdarma. Bez kódu, bez ničení stránek, bez zásahů do databáze, bez stažených skriptů z Internetu a bez švindlů. U každého řešení je zaznamenaná doba potřebná k jeho výrobě (bez úpravy grafiky), použité triky a krátký popis toho, k čemu je to vlastně dobré.

V současné chvíli je hotová verze 3.0 – první verzí byla virtuálka založená nad SharePoint 2013 Foundation, kterou jste si mohli odnést z naší poslední konference, druhá verzce byla vyrobena nad našimi stávajícími O365 a trojku rozšiřují aplikace ze „store“, které během tří kliků myši řeší to, co byste jinak vyráběli dlouhé hodiny, kupovali nebo ohýbali. Ale teď už konkrétně:

Hotových řešení: 2 | Z toho aplikací: 0 | Ostatních tipů: 5

Asistentky denně potřebují obrovské množství informací od adres hotelů pro pracovní cesty, přes dovolené až po takové drobnosti jako kontakty na firmy s kancelářskými potřebami. Pokud je jich víc, mít sdílený adresář ověřených hotelů blízko poboček, všechny letenky na jednom místě nebo možnost měnit propisky za šanony s jiným oddělením, když u nás pravě dojdou, se docela hodí.

Hotových řešení: 5 | Z toho aplikací: 2 | Ostatních tipů: 4

Lidé co pracují se mzdami k tomu potřebuji specielní software, na zabezpečeném serveru a s integrací (AD nebo absence nebo SAP nebo něco tomu podobného), to se nesnažte nahradit SharePointem. Jinak si dokážeme představit hromadu tabulek, statistik, reportů, aktuálních kurzovních lístků, zaměstnaneckých benefitů nebo vyúčtování pracovních cest a podívejte se, jak se nám to povedlo.

Hotových řešení: 4 | Z toho aplikací: 4 | Ostatních tipů: 4

Někdo si řeší nábor zaměstnanců sám, někdo má na to odborníky. Někdo řeší benefity, jiný žádné nemá… Každopádně, pokud vynecháme klasické dokumentové knihovny a listy (ty do hotových řešení vážně nepočítáme), zbydou pro HR jen Appky, potřeby HR jsou komplexní a občas (nebojím se toho slova) komplikované. Podívejte se na nábor zaměstanců, evidenci zaměstnanců (s kurzy, auty, benefity, vzděláním), ankety nebo seznam výročí.

Hotových řešení: 5 | Z toho aplikací: 1 | Ostatních tipů: 6

Sekce Marketingu představuje jednoduchý a blogový „newsletter“, stránky popisující jednotný vizuelní styl firmy, diskuzi a „Corporate News“ app, která podstatně zjednodušuje všechnu tu práci kolem pravidelnéhpo vydávání novinek. V tuto chvíli verze 3.0 ještě není propojena s žádnou ze sociálních sítí, kterou spravujeme, i když se to sem vyloženě hodí, ale pracujeme na tom. Zatím máme Twitter „feed“ jen na hlavní stránce.

Hotových řešení: 3 | Z toho aplikací: 0 | Ostatních tipů: 4

Sekci Offices ocení ti, co mají více poboček v různých městech nebo zemích po světě. Můžete procházet návrhy pro lokace poboček (s „image mapou“), stránkou věnovanou všemu kolem pracovních cest s aktuálním kurzovním lístkem pro zálohy na cesty nebo obyčejnou stránkou pro státní svátky, kde oceníte spíše nápad než technickou stránku věci (pokud jste dost velcí, můžete svátky integrovat s ostatními systémy jako je např. absence a projekty).

Hotových řešení: 4 | Z toho aplikací: 2 | Ostatních tipů: 4

Druhé oddělení, pro které musíte být středně velkou firmou aby bylo samostatné, je Servis (služby, operations, facilities…). Někdo přeci musí mít na starosti správu budovy, BOZP kurzy, vozový park, inventuru nábytku nebo ztráty a nálezy… I kdyby to měla být jen recepce, které se hodí i telefonní seznam zaměstnanců a list zapomenutých vstupních karet. Navíc některé věci být na portále musí, jako požární směrnice.

Hotových řešení: 3 | Z toho aplikací: 2 | Ostatních tipů: 2

Projektové stránky jsou plné Appek, a proč také ne, když jich existuje tolik a dokonce zdarma. K vedení projektu nestačí Wordový dokument se specifikacemi nebo „Ganťák“ s termínem, vyberte si metodologii, komplexnost a přidávejte, co Vás zaujalo. Kromě klasické projekťácké stránky (Project site template), můžete zkoušet i SCRUM nebo Accessu, včetně všech drag & drop funkcí.

Hotových řešení: 3 | Z toho aplikací: 2 | Ostatních tipů: 5

Stránky pro obchodní oddělení bereme jako vizitku produktů a služeb, které firma nabízí. Můžete se podívat na katalogu produktů – v našem případě appek, na databázi zákazníků nebo přehled objednávek a závazků. Trošku se nám tohle oddělení překrývá s Financemi, protože si tu dokážeme představit i statistiky prodeje, reporty a vůbec BI věci, takže i tady bude časem trošku větší „crossover“. ​

Hotových řešení: 3 | Z toho aplikací: 1 | Ostatních tipů: 5

Uvnitř Technology stránek můžete prohlížet tipy pro evidenci serverů nebo IT majetku obecně a jednoduchou „knowledge base“, jen „Help Desk“ tady nehledejte. Každá implementace vede k tak složitým procesům aplikace SLA časů a eskalacím, že stejně skončíte u nějaké z hotových aplikací. Není potřeba vyvíjet (a platit) to, co už vyrobil někdo před Vámi, pokud Vám to vyhovuje. Naopak evidenci serverů, jejich servisních záznamů, platnosti certifikátů a plány prací si můžete podstatně zjednodušit docela obyčejným listem…

Tak, to je verze 3.0. Nebojte se nekončíme, projekt se neustále vyvíjí a sbíráme nápady dál. Posílejte tipy, špatné linky co nikam nevedou nebo připomínky, Vaše maily jsou více než vítány, protože stránky jsou primárně pro Vás. Pokud jste správcem stránek a chcete na projektu spolupracovat s námi, žádný problém, napište a domluvíme se.

P.S. Možná už jste si toho všimli, ale jen pro úplnost dodávám, že stránky jsou z důvodu co nejvetší univerzálnosti celé v Angličtině. Děkujeme za pochopení.