Přiznám se, že podnět k napsání tohoto článku vzešel od Jany. Prý na Netu nikde nenašla nic tak uceleného, jako je můj žebříček novinek v SharePoint 2013, který je nosnou strukturou mých prezentací, které o verzi 2013 již zhruba rok dělám. Nu tak OK, pojďme se na to podívat a ano, o většině z níže uvedených bodů napíšu následně samostatný obsáhlejší článek, neb jsem si dobře vědom, o jak velká témata se jedná. Nechť Vám tedy následující řádky poslouží jako rychlý a jasný přehled o tom, co je v SharePoint 2013, z pohledu IT Pro, dle Kamila Juříka, vlastně skutečně nového a za zmínku stojícího.

1. Shredded Storage, aneb optimalizace ukládaných BLOB objektů v DB.

Na první místo nemohu dát nic jiného než právě Shredded Storage. Využije jej jednak úplně každý bez ohledu na to, zda má SharePoint Server či SharePoint Foundation, bez ohledu na to, zda má SQL Express či SQL Server, a bez ohledu na to zda, má SQL 2008 R2 či 2012.

Využije jej každý, kdo do SharePoint knihoven ukládá dokumenty a má zapnuté verzování. Ano, toto využijeme opravdu všichni.

A přínos? SharePoint při zapnutém verzování dokumentů ukládá do SQL databází již jen změny, rozdíly, ne celé dokumenty. Volám sláva! No konečně.

Výsledný rozdíl v objemu uložených dat, tedy velikosti obsahových databází, je zásadní. Měníte v rámci verzí řádově 20% obsahu dokumentů? Tak počítejte s cca 80% úspory dat. Ano, tak to prostě je. A funguje to pro všechny dokumenty, bez ohledu na souborový formát.

2. Request Management.

Máte více nodů ve farmě? Chcete mít kontrolu nad tím, jak jsou příchozí požadavky zpracovávány? Je pro vás vysoká dostupnost služeb důležité téma? Byť stále považuji téma vysoké dostupnosti SharePoint prostředí a služeb za spíše vysněnou věc než záležitost reality, díky Request Managementu se k ní přinejmenším mílovými kroky blížíme.

Request Management umožňuje SharePointu porozumnět příchozím požadavkům a lépe je zpracovat. Díky definovatelné sadě pravidel je SharePoint schopen rozpoznat klíčové požadavky a ty následně požadovaným způsobem zpracovat.

Vidíte přínos v tom, že váš SharePoint bude schopen směrovat požadavky na méně vytížený server, který je součástí farmy? Na server s lepším “zdravotním stavem”? Na server, který vy případně výslovně určíte? Pak je Request Management téma, které by nemělo uniknout vaší pozornosti. Podobě jako u Shredded Storage se vás toto téma týká bez ohledu na to, máte-li SharePoint Foundation či SharePoint Server, a podobně jako o Shredded Storage se o Request Management moc nehovoří, ale nebojte se, i tohle bude předmětem jednoho z dalších článků.

3. Office Web Apps, aneb online práce s dokumenty ve webovém prohlížeči.

Že to není žádná novinka? Ano, není, Office Web Apps jsme měli již v SharePoint 2010. Office Web Apps 2013 jsou ale kompletně přepracované, z technického pohledu od SharePointu zcela oddělené, nicméně zároveň s ním hluboce integrované. A navíc výkonější a robustnější.

U OWA 2013 učinil Microsoft bez debat krok správným směrem, kdy, podobně jako např. u Workflow Management služeb, zcela oddělil jejich běh od SharePoint prostředí. Office Web Apps Server 2013 je tedy nově zcela samostatným produktem, běžícím na vlastním prostředí Windows Serveru, nabízejícím své služby navíc nejen pro SharePoint, ale i Exchange Server 2013 a Lync Server 2013.

Zobrazujete v SharePoint prostředí živé náhledy, miniatury dokumentů, přímo nad dokumenty v knihovnách, či ve výsledcích hledání? Otevíráte dokumenty pro čtení v celoobrazovkém zobrazení, případně je ve webovém prohlížeči i editujete? Pak je na pozadí OWA 2013. OWA výkonější, OWA provozovatelná na vícero serverech v rámci jedné OWA farmy, tedy OWA vysoce dostupná, svým během nicméně nijak neovlivňující SharePoint samotný.

Příjemné navíc je, že pro čtení je zcela zdarma. Nainstalujete (tedy zalicencujete jen Windows Server, na kterém OWA 2013 běží) a hotovo, žádné další licence proto, abyste mohli ve webovém prohlížeči číst dokumenty v rámci SharePoint prostředí uložené, nejsou třeba. Jen chcete-li tyto dokumenty online i editovat, pak pro každého takového uživatele potřebujete multilicenční licenci Office 2013.

Prohlížet umíme nyní Office dokumenty (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) a dokumenty PDF, editovat umíme prozatím jen Office dokumenty. Věci se ale mění, uvidíme co bude za rok…

A opět – funguje to vždy, stačí SharePoint Foundation, nebo SharePoint Server.

4. Search, tedy téma na několik článků. Zásadní změny v architektuře i funkčnosti.

Ano, tohle je opravdu téma hned na několik článků, a tak alespoň jeden k této věci někdy také napíšu. A znovu dobrá zpráva – to hlavní a dobré získáváte i v rámci SharePoint Foundation. Stále jsou zde rozdíly mezi Search službou v rámci SharePoint Foundation a v rámci SharePoint Serveru, to hlavní je ale nyní stejné v obou verzích. Search je zkrátka již jen jeden, velmi robustní, s mrakem nových funkcí.

Nebavíme se zde jen o zcela nové architektuře služeb a komponent, o výkonových benefitech, lepší relevanci výsledků hledání, jejich lepším filtrování a prezentování. Bez Search služby bychom museli mimo jiné zapomenout i na řadu nových, obsah-agregujících funkcí a webpart. Content Search (a Query Filter) či Task Aggregation (Work Management) by bez Search služby vůbec nemohly existovat.

5. Content Management, tedy správa podnikového obsahu.

No, toto téma není tak zásadní, jako témata ostatní, nicméně zcela opomenout bych si jej nedovolil. Divili byste se a mysleli si, že jsem na to zapomněl. Zásadní novinky zde ale zkrátka nečekejte. Ostatně – co byste ještě v této oblasti chtěli vymyslet průlomově nového?

Z těch několika věcí, které SharePoint 2013 v oblasti správy obsahu přináší, jmenujme podporu pro vkládání Embedded Objects do stránek. Náhledy dokumentů, videa (např. v rámci blog článků), externí data např. z Bing mapové služby a vložený kód – ano, to je 2013 realita a jsme tomu rádi.

Na úrovni webů (Sites) máme nové “Site Policies”, tedy politiky umožňující definovat pravidla (aktivovaná dle zadaného okamžiku v čase) pro zamykání webů (nastavení “jen pro čtení”) či mazání webů. Nemyslím, že je to špičkový nástroj pro řízenou archivaci obsahu, to není, ale už jen to zamčení webu s nastavením “read-only” drobný přínos má.

A co typy obsahů (Content Types), tedy základní stavební kámen celého SharePointu, díváme-li se na něj z pohledu správy obsahu? No, typy obsahů jsou stále stejné, i zde jednoduše platí – nic převratného v této oblasti nečekejte. Přeci jen ale jedna věc u nich za zmínku stojí – používáte-li sady dokumentů (Document Sets), což je typ obsahu, do nějž jsou vnořené další typy obsahů, velmi zjednodušeně řečeno něco jako inteligentní složky, pak vězte, že v dokumentových setech je nyní možné vytvářet vnořené složky.

6. Site Mailbox, aneb Exchange 2013, SharePoint 2013 a Outlook 2013 začínají spolu dávat smysl.

Ne, neříkám, že se mi tahle funkce nějak moc líbí, nelíbí, a čím více o ní vím, tím je to horší, nicméně spolupráce SharePoint a Exchange Serveru je natolik žádoucí téma, že mu jeden bod v mém Top 10 žebříčku věnuji. Site Mailbox v rámci SharePoint 2013, to je něco jako verze 0.1, tedy verze s řadou architektonických i technických nedodělků, přesto ale věc, která své místo na slunci má. A jen doufám, že ještě pár verzí SharePointu přežije a mezi tím dospěje, a ne že upadne v zapomnění a budeme vidět opakované pokusy o její nahrazení něčím jiným, což de-facto znamená opakované začátky opět téměř od nuly. Ano, integraci mailové komunikace do prostředí SharePoint webů přece chceme, že, a Site Mailboxy jsou vize jdoucí správným směrem.

Zamýšlíte-li se nad otázkou propojování SharePoint webů a emailových konverzací, pak tedy vězte, že Site Mailbox je prvním krokem (no vlastně už druhým, prvním byly “email-enabled document libraries”) na této cestě. Představte si obyčejný týmový web. V něm založíte novou aplikaci (seznam) Site Mailbox. Slovo mailbox naznačuje, že na straně Exchange Serveru vzniká nový mailbox. Na něj když následně posíláme emailové zprávy, tak samotné emaily zůstávají v onom mailboxu a jejich přílohy jsou ukládány do dokumentové knihovny na straně SharePointu, do oné Site Mailbox knihovny.

Site Mailbox knihovny vidíme navíc i z Outlooku, můžeme je otevírat a přímo pracovat s dokumenty v nich se nacházejícími.

Jsem opravdu zvědav, jak se tato funkce v budoucích verzích obou produktů, tedy SharePoint a Exchange, vyvine. Doufám, že se vyvine a nezanikne, byla by to škoda. Čekají ji ale dozajista velké změny.

7. Vylepšené osobní weby. Ano, už jsou v praxi použitelné, mají hezký design a vestavěnou agregaci obsahu.

Kdo z vás, SharePoint Server uživatelů, opravdu používá osobní weby? Nemyslím jen profilové stránky (stránka s importovanými atributy uživatelských účtů z adresářových služeb, jako je Active Directory), ale osobní web jako takový, tedy s funkcemi agregace obsahu (osobní komentáře a značky), osobními a sdílenými dokumenty? No, jak tak v praxi vídávám, mnoho vás není. A nedivím se. Osobním webům vždy chybělo něco jako “cool faktor”, prvek, bez kterého bychom se neobešli, prvek, který by nás nutil na osobní weby pravidelně chodit, či si je dokonce nastavit jako web domovský.

Jsem dalek toho tvrdit, že ve verzi 2013 tomu tak bude, že osobní weby jsou nyní natolik atraktivní, aby se staly místem, kde naše práce s intranetem, potažmo internetem, začíná. Rozhodně se o to ale snaží. A jde jim to docela dobře.

V rámci osobních webů naplno vidíme v akci to, čemu někdy, dle mě ne zcela správně, říkáme SharePoint “social features”. Agregovaný obsah, tedy položky s osobními značkami, položky se statusem Like či Follow, agregované zprávy o aktivitě dalších, pro mě důležitých uživatelů, kolegů, mikro-diskusní fóra (vlákna), to opravdu dává smysl. Vše spolu na jednom místě, v jednom pohledu.

A navíc opravdová třešnička na dortu – Task Aggregator, tedy z celého SharePointu (opravdu odkudkoliv, z jakékoliv webové aplikace, webové kolekce či webu), plus navíc z Exchange Serveru (tedy z vašeho Outlooku), Project Serveru (ano, stále jen SP nadstavba, ostatně proč ne) případně ze systémů třetích stran agregované vám přidělené úkoly zobrazené v jednom místě, na jedné stránce. A nejen zobrazené – agregované úkoly můžete z osobního webu otevírat a editovat. Hmm, tohle je opravdu něco. Ano, vím že chcete mít stejnou funkci v prostředí SharePointu kdekoliv, tedy nejen na osobních webech. Na to je jednoduchá odpověď – nástroj třetí strany, nebo nová verze SharePointu, tedy čekání dalších pár let.

8. Community Sites, aneb řízená a v praxi dobře použitelná diskusní fóra.

Diskusní fóra, to byla vždy jedna z achylových pat SharePointu. V minulosti de-facto nepoužitelný prvek. Nyní přichází komunitní portály (site collection template), komunitní weby (web v rámci komunitní kolekce) a jejich nová funkcionalita směřující k jednomu cíli – přinést do SharePoint prostředí místo a nástroje pro podporu řízených diskusí. Jak v praxi vidím, daří se.

Komunitní weby jsou místem umožňujícím uživatelům sdílet své myšlenky a získávat od ostatních zpětnou vazbu, rozvíjet týmové diskuse, a to v uživatelsky přívětivém a z pohledu správce obsahu funkčně bohatém prostředí. Správci komunitních webů disponují nástroji pro nastavení systému hodnocení příspěvků, uživatelé za své odpovědi a nové příspěvky získávají body, postupují v žebříčku diskutujících nahoru, vzájemně své příspěvky hodnotí (což mimochodem ovlivňuje řazení ve výsledcích vyhledávání) a nejlepší odpovědi získávají status “Best reply”. Search se na domovské stránce komunitních portálů stará o agregaci obsahu, vidíme tak nejvíce aktivní komunitní weby s počtem jejich diskusí, členů, odpovědí, rovněž tak nejlépe hodnocené diskutující uživatele (dodejme, že jejich aktivity si můžeme nechat agregovat na osobní weby funkcí Follow).

Hezké, jednoduché, užitečné. Tleskám.

9. Task Aggregation. Agregace úkolů z celého SP a Exchange do jednoho místa, hádejte které.

Už tu o tom byla řeč – agregace úkolů do jednoho místa, na osobních webech. Na pozadí stojí Search (jak jinak, že), a nová servisní aplikace Work Management. Ta sama o sobě nemá žádnou konfigurační stránku. Jen její instanci zapnete na některém ze serverů ve farmě, nastavíte práva jejímu servisnímu účtu k User Profile Service službě, zaindexujete obsah a jedeme. Moc hezké, funkční, drobně nesnadné na konfiguraci, ale to teď neřešíme. Díky za to a opět zde platí – moc se těšíme na další nové verze této funkcionality.

10. User License Enforcement, tedy plná kontrola nad tím KDO může využít KTERÉ funkce SP, opravdu.

A perlička na závěr, která potěší všechny majitele SharePoint Serveru, kteří chtějí řídit využití SharePoint standardních a enterprise funkcí ze strany uživatelů.

Již verze 2010 přinesla zásadní licenční (a tak trochu i technickou) změnu – rozdělení SharePoint funkcí na standardní a doplňkové, tzv. enterprise. Z licenčního pohledu jsme tak v ceníku od roku 2009 měli a máme SharePoint Server Standard CAL a SharePoint Server Enterprise CAL licence. Standard CAL licence kupujeme vždy, pro všechny uživatele, kteří s SharePoint weby jakkoliv přijdou do styku, třeba je jen čtou, otevírají. Enterprise CAL licence pak potřebujeme jen pro ty, kteří využívají některou z oněch tzv. enterprise funkcí, což mimo jiné je: Excel Services, InfoPath Service, Visio Service, Access Service a PerformancePoint Service. Otevře-li si uživatel SharePoint stránku, na které je ve webové části prezentován sešit Excelu, vkládá-li (či zobrazuje) data z/do SharePoint seznamu, který má připojen inteligentní InfoPath formulář, vizualizuje-li Visio výkresy (či např. průběh workflow) s využitím služby Visio Services, používá-li Access aplikace publikované do SharePoint prostředí či pracuje-li s PerformancePoint BI přehledy, pak, krom licence Standard CAL musí mít navíc i licenci Enterprise CAL. Tyto licenční zásady jsou i ve verzi 2013 stejné.

U SharePoint 2010 bylo nicméně technicky de-facto nemožné uhlídat který uživatel s enterprise funkcemi pracuje a který ne. Technicky se enterprise funkce aktivují na úrovni webových kolekcí (hovoříme totiž o tzv. Site Collection Enterprise Features), což znamená, že všechny weby v dané kolekci, na které jsou enterprise funkce aktivované, umožňují jejich využití.

SharePoint 2013 na tuto situaci reaguje zavedením sady funkcí User License Enforcement. Ty umožňují definovat kdo (uživatel či skupina) může enterprise funkce využívat. Vše se nastavuje pomocí několika málo PowerShell commandletů, kterými jsme schopni řídít přístup uživatelů k následujícím entitám: AccessServices, BCS, Duet, InfoPath, PPS, Project, EnterpriseSearch, VisioServices, OWAEdit, ExcelServices a MySites.

Správci SharePoint farem tak mají jednoduše použitelný nástroj umožňující definovat pravidla využití SharePoint funkcí a zajistit tak soulad s licenčními možnostmi organizace.

Sečteno a podtrženo – IT profesionálové řadu nových funkcí, které SharePoint 2013 přináší, skutečně uvítají. Zde jsou přínosy bez debat. Koncový uživatel si, krom drobností v rozhraní, velkých změn nevšimne. A vývojáři? Někteří pokračují ve vývoji dle starého 2010 modelu a doufají, že si toho nikdo nevšimne a “nějak se to pak udělá”. Někteří začali kódovat něco jiného, nebo odešli prodávat kytky. A zbylá, minoritní skupina, se odvážně pouští na pole SharePoint 2013 apps, tedy prostředí, které může být za 2 roky zcela jiné. Přeji jim štěstí a pevné nervy.