Microsoft Flow je nová služba dostupná v rámci Office 365, která nabízí sadu šablon jako před-definovaných workflows (automatizovaných pracovních postupů) pro Váš SharePoint online a nejrůznější další oblíbené služby jako Exchange, OneDrive, Power BI, PowerApps nebo Dynamic CRM, ale také Dropbox, Yammer, Twitter nebo WordPress a další. Když služba začínala, napočítala jsem v nabídce celkem 78 různých šablon zhruba 35 služeb. Dnes jsou služeb stovky a šablon jejich kombinací ještě více*. Jak je možné, že se nabídka tak rychle rozrůstá? Odpověď je jednoduchá, i když mi ji asi nebudete věřit: „Flow“ může používat každý, šablony totiž kromě firmy Microsoft vytváří také samotní uživatelé. Dobře, jak takové „Flow“ vypadá, čemu to říkám ve svém článku šablona a kde je najdu? Začneme pěkně od začátku.

Tak tohle je Flow:

… česky přeloženo jako „Tok“. Jedná se o set akcí vykonávajících se v řadě za sebou na základě daných podmínek, které za Vás mohou zpracovávat spousty drobných, opakujících se (a většinou nudných) úkolů. Například: Pokud se v seznamu úkolů objeví položka kategorie „Projekt“, pošli mi zprávu. Dobře, tím Vás asi neohromím, protože e-mailové notifikace (Alerts) už umíme tak deset let, nicméně půjdeme dál.

Moje Flow: Pošli mi e-mail, vždy když někdo nahraje soubor do OneDrive. Pošli mi e-mail a založ nový úkol, když vznikne v CRM nový záznam. Zkopíruj moji zprávu z Twitteru také na Facebook, ať ji nemusím psát dvakrát. Načasuj a zveřejni moji zprávu na Twitteru z předem připraveného listu oznámení, ať si můžu vzít dovolenou. Založ nový projektový úkol, připomeň mi schůzku, sestav Excelovou tabulku ze jmen všech souborů uložených uživateli na OneDrive, přidej záznam do mé databáze pokaždé, když někdo přidá novou položku určitého seznamu… A tak dále.

Teď už zřejmě tušíte, v čem je kouzlo téhle služby a kde má svá omezení. Propojit toho mezi sebou můžete opravdu hodně a dokonce ani nezáleží na tom, jestli daná služba / aplikace patří firmě Microsoft. Použít však můžete jen to, co je na seznamu. To co v nabídce není, na to si musíte počkat (nebo to pro Vás musí někdo nejdřív vyrobit). Druhou drobnou nepříjemností je fakt, že až do dubna 2017 jde Flow založit pouze nad seznamem a jeho položkami. Ale to se snad brzo zpraví.

Takhle vypadá šablona:

Šablona (Template) je předem připravený tok akcí schovaný v barevné kostce s krátkým popiskem, připravený ihned k použití. Co všechno potřebujete k jejímu nakonfigurování, a co vlastně všechno dělá, se dozvíte na stránce s podrobnostmi pokud na kostku kliknete myší.

Každé „Flow“ má vždy nějaký začátek – zdrojovou službu, kde čekáme na nějakou konkrétní akci a konec – opět službu, kam „Flow“ uloží (pošle nebo vyrobí) nějaká data. K seznamu všech dostupných šablon se dostanete stisknutím tlačítka „Flow“ u příslušného SharePoint listu nebo knihovny dokumentů nebo přímo z adresy https://flow.microsoft.com.

Tak nějak vypadá „obchod“ se šablonami:

Pokud kliknete v horní části stránky na odkaz „Šablony“, zobrazí se vám nabídka těch, které můžete okamžitě použít. Letmým procházením seznamu získáte dobrý přehled o tom, co je možné a jak vám může „Flow“ pomoci při práci.

Tlačítko „Flow“ umístěné v menu nových listů je vlastně takové malé rozbalovací menu o dvou položkách. Ta první, pojmenovaná jednoduše „Create Flow“ (vytvořit „Flow“), Vám nabízí možnost vytvářet nové pracovní postupy na základě šablon nejčastěji používaných kombinací, zobrazených v graficky celkem pěkném (intuitivním a přehledném) panelu v pravé části obrazovky. Možností na výběr je tu zhruba osm, ale tím nabídka rozhodně nekončí. Stačí kliknout na malé „plus“ umístěné pod seznamem oblíbených kombinací a budete okamžitě přesměrováni rovnou do „obchodu“, kde si jich můžete prohlédnout víc. Druhá možnost „See your Flows“ Vás přenese rovnou na stránky https://flow.microsoft.com, kde si můžete prohlédnout všechny už existující (Vámi založené nebo pro Vás dostupné) pracovní postupy a dala by se tedy volně přeložit jako „Moje Flow“.

Na tomto místě si dovolím malou poznámku, která pravděpodobně nepotěší ty, co zápasí s Angličtinou. Veškerá menu, tlačítka, zprávy a pokyny jsou sice přeložené do češtiny, ale jak si můžete všimnout z mých obrázků, šablony na Vás (zatím) budou mluvit pouze anglicky. Naštěstí toho k přeložení není moc.

Bez ohledu na to, jestli „Flow“ vytváříte ze šablony nebo „na čisto“, budete potřebovat několik stavebních prvků, které jsou všem společné. Je jich pět a pokusím se je přeložit tak, aby překlad dával smysl:

:  Služby (Services) – zdroje a cíle (začátky a konce) každého „Flow“
:  Události (Triggers) – spouštěče, to na co se čeká, aby Vaše „Flow“ mohlo začít
:  Akce (Actions, steps) – jednotlivé úlohy, které „Flow“ provádí
:  Podmínky (Conditions) – větvení, rozhodovací logika uvnitř Vašeho „Flow“
:  Smyčky (Loops) – vícenásobné provádění určitého počtu kroků v rámci jednoho bloku „Flow“

No a jak těžké je založit jedno takové „Flow“ ? Pokud jste se dostali až sem, zbývá Vás přesvědčit o tom, že „Flow“ může používat každý. Opět k tomu použijeme již zmiňované e-mailové notifikace (Alerts), a to jen čistě pro to, že víte, co všechno si k nim můžete dovolit, jak vypadají a jak složité je nastavit je v prostředí SharePointu. E-mailová notifikace pro změnu položky v podání „Flow“ může vypadat třeba takto:

… ano opravdu vidíte tokeny a vážně fungují. Ta možnost sestavení vlastních zprávy je k nezaplacení, to s obyčejnou notifikací bez upravování šablon nebo doplňku třetí strany nezvládnete. Notifikační „Flow“ z obrázku výše vyrobíte zhruba za 5 minut asi v pěti krocích:

1. Klikněte na tlačítko „Flow“ a zvolte možnost „Create new Flow“
2. Vyberte si svoje „Flow“ z nabídky šablon nebo otevřete „obchod“ s výpisem všech
3. Zadejte přihlašovací údaje do zdrojové a cílové služby
4. Sestavte si zprávu (podmínky a kopie a všechno, co potřebujete)
5. Pojmenujte a uložte své Flow

Výsledek v podobě e-mailu s textem se v našem případě obyčejné notifikace objeví do několika vteřin:

Kdo může používat „Flow“? Pokud Vám bude stačit méně jak 50 různých „Flow“ spuštěných maximálně 750x za měsíc, v intervalech delších než 15 minut, máte službu zcela zdarma pro jakýkoliv O365 plán. Pak stačí jen otevřít Váš oblíbený prohlížeč a vlastnit jakoukoliv jinou e-mailovou adresu než .gov nebo .mil pro odesílaná data a můžete začít tvořit. Pokud potřebujete spouštět „Flow“ častěji a/nebo má pracovat rychleji, budete si muset připlatit za plán 1 nebo 2 z tabulky níže:

Pro pořádek musím dodat, že to není jen o počtu spuštění a frekvenci. Jako předplatitel můžete na jednom „Flow“ pracovat s více lidmi dohromady, můžete využívat připravenou „on-premise gateway“, což je brána mezi touto Cloud službou a Vaším on-premise řešením a čekají na Vás prémiové služby jako SalesForce, DocuSign, Oracle nebo Eventbrite. Více podrobností najdete na oficiálních stránkách „Flow“ na této adrese. Z mobilních aplikací jsou podporované platformy iOS a Android, REST API je otevřeno každému bez ohledu na plán a GUI by mělo být přeloženo celkem do 42 různých jazyků.

Microsoft tým věří, že „Flow“ v blízké budoucnosti nahradí SharePoint Designer. Osobně si myslím, že tak daleko zatím nejsme, ale tahle služba má potenciál a mě se líbí. Kdo ví, co bude umět od teď za půl roku, roste opravdu rychle.

* V době psaní tohoto článku je Vám k dispozici celkem 111 různých služeb v mnoha stovkách kombinací.

Chci vědět víc:

• Blog
• Komunitní fórum
• Oficiální stránky