Jak hledat a najít
- Posted by Jana Babáčková
- On 14.7.2013
- In Vyhledávání
- 0
Při hledání souborů nebo stránek můžete své výrazy doplňovat o metadata, operátory nebo zástupné znaky tak, jako jste zvyklí z internetových vyhledávacích portálů Google nebo Bing. Pokud se Vaši uživatelé při zadávání výrazů často pletou, zapněte funkci „Did you mean…?“, když Vám hledaný výraz vrátí více jak dvanáct tisíc položek, zkuste zpřesnit hledání pomocí Refinement panelu nebo vytvořte seznam svých vlastních Best Bets. Na podivně vypadající zkratky dobře pomáhají Keywords a víte, že hledat v portále jde i z plochy počítače nebo z Wordu? Ale pěkně popořadě:
OPERÁTORY AND, OR, NOT
(Level: Uživatel)
Pokud zadáte slova „karta AND vstup“, dostanete výsledky, které obsahují obě zadaná slova. Stejně funguje i výraz „karta +vstup“. Pokud zadáte slova „karta NOT vstup“, dostanete výsledky, které obsahují pouze slovo karta, všechny další, které obsahují zároveň i slovo vstup zůstanou skryté. Stejně funguje i výraz „karta -vstup“. Pokud hledáte jednu z několika možností (jeden dokument na různých pobočkách) můžete zadat operator OR, například „london OR chicago“.
WILDCARDS, ZÁSTUPNÉ ZNAKY
(Level: Uživatel)
Hvězdičku nebo otazník můžeme použít v případě, že neznáme celý název souboru, příponu souboru, pokud hledáme více souborů obsahujících stejné znaky nebo si nejsme jistí jen jedním znakem uvnitř dlouhého jména. Pro nahrazení jednoho znaku použijte „?“, pro celou skupinu znaků „*“, ale pozor – v portále bez jakýchkoliv doplňků funguje tento zástupný znak ve většině případů pouze na konci slova. Pokud zadáte výraz stroj*, můžete najít výsledky obsahující slova strojový, strojnik nebo jen stroj. Pokud zadáte výraz C?, můžete objevit zkratky CZ, CA, ale také jen C.A nebo C. Chcete všechny soubory daného jména bez rozdílu typu? Zadejte výraz „report.*“, dostanete report.docx, report.xlsx, report.aspx apod.
METADATA, ATRIBUTY
(Level: Uživatel, Admin)
Hledáte soubor, který vytvořil Váš kolega, ale zapomněli jste jméno? Zkuste výraz „author:“Pepa Novák““. Hledáte prezentaci, která Vas zaujala na ranní poradě, ale pamatujete si jen jméno z titulku okna? Zkuste výraz „title:statistiky“. Hledáte obrázek? Nevím, jestli tak málo informací k hledání stačí, ale zkuste výraz „filetype:jpg“.Používejte metadata vlastní, pokud jste nějaká definovali. Standartně jsou dostupné výrazy Author:, DocId:, Filename:, FileExtension:, Site:, Title:, StartDate:, EndDate: a LastModifiedTime:, ale správci mohou vytvořit další.
Všechny výše uvedené možnosti můžete samozřejmě kombinovat mezi sebou. Pokud hledáte excelový soubor s jakýmsi reportem na pobočce v Londýně, zkuste následující výraz „*report* filetype:xlsx +London“ nebo „*report*.xlsx AND London“. Pro zpřesnění výsledků je tu pro Vás „Refinement panel“ s filtry po levé straně, který umí třídit výsledky podle data, webu nebo oblíbenosti, a v případě uživatelů podle části jména nebo pracovních povinností.
FUNKCE „DID YOU MEAN?“
(Level: Admin)
Pokud se uživatelé často pletou v zadávaných výrazech, můžete zapnout jednoduchou funkci nápovědy „Did you mean… ?“, která Vám například slovo „serch“ vyhodnotí jako překlep a nabídne místo něj nové slovo „search“. Kde ji najdete? Otevřete stránku pro vyhledávání, najděte Search Summary“ web part a zvolte jeho možnosti. (Standartně je umístněný přímo pod oknem pro vyhledávání, ale kouká mu jen titulek.) V sekci „Miscellaneous“ najděte a zaškrtněte volbu „Show Messages“ a nastavení potvrďte tlačítkem OK, nápověda funguje okamžitě.
KLÍČOVÁ SLOVA – KEYWORDS
(Level: Admin)
Jsou klíčová slova (nebo cela slovní spojení) bez odkazu, která k hledanému výrazu doplní zpřesňující text s hvězdičkou, ve kterém můžete uživateli vyvětlit co znamená zkratka kterou použil, kam vede odkaz na který kouká nebo co na daném místě najde, když na odkaz klikne.
NEJDŮLEŽITĚJŠÍ ODKAZY – BEST BETS
(Level: Admin)
Jsou odkazy na stránky, weby nebo soubory, které vyhledávání nabídne uživateli jako první k právě zadanému klíčovému slovu, oddělené od ostatních výsledků čárou a znovu ozdobené (tou samou) hvězdičkou pro zvýraznění.
(Level: Admin)
Jsou odkazy na stránky, weby nebo soubory, které vyhledávání nabídne uživateli jako první k právě zadanému klíčovému slovu, oddělené od ostatních výsledků čárou a znovu ozdobené (tou samou) hvězdičkou pro zvýraznění.
Seznam klíčových slov i „Best Bets“ linků musíte vytvořit manuálně, ale všechno jde pohodlně přes GUI i dávkově scriptem, výsledky jsou k dispozici omamžitě bez čekání, bez spouštění jobů nebo jakékoliv synchronizace, a největší síla je v použití obou těchto nástrojů dohromady. Vytvořit je můžete přes „Search centrum“ (Vaši kolekci vytvořenou specielně pro hledání) > menu „Site Actions“ > volbu „Site Collection Web Analytics Reports“. V panelu po levé straně najdete sekci „Search“ a v ní odkazy na „Top Queries“, „Best Bet suggestions“ nebo „Best Bet usage“, ale nás teď zajímá jen ta poslední – „Search keywords“.
DESKTOP SEARCH
(Level: Geek)
Hledat přímo z plochy počítače můžete díky „Search Connectoru“, což je soubor s příponou .osdx, který se (kliknutím na tu správnou ikonu) postará o propojení portálového centra pro vyhledávání s centrem pro hledání uvnitř Vašeho počítače. Je to rychlé, efektivní a opravdu funkční, pokud Vám tedy nebude vadit, že nemáte po ruce panel s filtry a ikony výsledků ukazují vždy jen stránky, i když jde o dokument, obrázek nebo třeba formulář. Propojení je trvalé – nemusíte ho nastavovat znovu po restartu počítače ani obnovovat. Ikonu pro „Desktop search“ najdete na stránce s výsledky napravo od vyhledávacího pole, vypadá jako žlutá složka s lupou.
(Level: Geek)
Hledat přímo z plochy počítače můžete díky „Search Connectoru“, což je soubor s příponou .osdx, který se (kliknutím na tu správnou ikonu) postará o propojení portálového centra pro vyhledávání s centrem pro hledání uvnitř Vašeho počítače. Je to rychlé, efektivní a opravdu funkční, pokud Vám tedy nebude vadit, že nemáte po ruce panel s filtry a ikony výsledků ukazují vždy jen stránky, i když jde o dokument, obrázek nebo třeba formulář. Propojení je trvalé – nemusíte ho nastavovat znovu po restartu počítače ani obnovovat. Ikonu pro „Desktop search“ najdete na stránce s výsledky napravo od vyhledávacího pole, vypadá jako žlutá složka s lupou.
OFFICE SEARCH
(Level: Geek)
Otevřete Word (nebo jakýkoliv jiný Microsoft Office program), vyberte z Ribbon menu sekci „Review“ a v ní najdete tlačítko knížek s lupou pojmenované jako „Research“: V menu, které se objeví po pravé straně, vyberte úplně poslední odkaz „Research Options“ a v okně, které se objeví, pak tlačítko „Add services“:Do dialogového okna napište adresu Vašeho portálu a doplňte ji o řetězec /_vti_bin/search.asmx, například https://muj-portal.cz//vti_bin/search.asmx a dokončete nastavení kliknutím na tlačítko Install v potvrzovacím dialogu, který se objeví. Nově přidaný zdroj se objeví v seznamu pod kategorií „All Intranet Sites and Portals“ a můžete začít rovou s prvním hledáním. Asi to není věc, kterou budete používat každý den, ale propojení je stejně jako v předchozím případě trvalé a hned jak budete psát složitější dokument s odkazy do celého portálu zjistíte, že Vám dokáže ušetřit spoustu času a hromadu otevvřených oken… :o)
Poznámka: Kdo pozná z názvu souboru „CZ2011F98876“ co je uvnitř? Jak američan zjistí, že メニュー je jídelníček? Co s dokumentem, který se jmenuje „test.xlsx“ a neobsahuje vůbec žádná metadata? Učte své uživatele jak správně používat metadata a dohodněte si alespoň základní pravidla pro jmenou konvenci. Když každý najdte to co hledá, všichni budete spokojení. Vyhledávací tipy můžete napsat rovnou do stránky centra pro hledání, můžete je tisknout na kartičky a rozdávat, můžete o nich mluvit na školení, můžete v hledání pořádat malé soutěže… je to jen na Vás.
0 comments on Jak hledat a najít