1. Používáte metadata nebo všechno schováváte do složek?

Složky jsou pohodlnější a hodně uživatelů je na ně zvyklých, ale metadata toho umí víc. Pomáhají nám třídít informace podle společných atributů v pohledech, mohou pomocí těch správných web partů zobrazovat data z více míst najednou, neprotahují URL adresu k souborům, snadno se spravují, protože přepsat metadata je rozhodně jednodušší než přetahovat soubory z jedné složky do druhé a nemusíte se bát, že je uživatelé nebudou plnit – mohou být nastavena jako „required“. Ano, můžete v knihovně souborů vytvořit pohled nad dokumenty bez složek (což je mimochodem naprosto geniální věc) a využívat tak některé z výhod co metadata nabízí, ale jediným argumentem, který ještě nahrává starým dobrým složkám jsou jen přípdy, kdy v nich udržujete větší množství souborů vždy se stejným nastavením bez dalších vyjímek. Pak je správa jednoho takového celku prostě pohodlnější. Tady mě napadá další bod pro metadata – soubory uvnitř složky nespočítáte dokud ji neotevřete, zato pohledy umí zobrazit „count“ pro každý sloupec zvlášť… Kažodopádně, naučte své uživatele používat metadata.

2. Používáte pohledy nebo pro všechno zakládáte vlastní list / knihovnu?Každý soubor nebo informaci stačí uložit pouze jednou, ale zobrazit jde strašnou spoustou různých způsobů – přesně v tom je síla pohledů. Vyvíjíte software? Nemusíte mít list pro každý produkt zvlášť, vytvořte jeden velký, přidejte mu kromě obvyklých specifikací i sloupec „Produkt“ a založte pohledy filtrované podle ceny, licence, vývojáře, prodejce, produktu, platformy apod. Každé oddělení často potřebuje ke své práci trochu jiné informace, ale vy je můžete zobrazovat nebo skýrvat jak chcete. Vývojáře nezajímají prodejci? Schovejte je (ten sloupec). Prodejce na telefonu potřebuje jen název produktu a způsob licencování? Schovejte všechno ostatní. Vedení firmy chce seznam všech produktů rozdělených podle platformy? Vytvořte seskupený pohled („Group by“) podle platforem a klidně ho exportujte do Excelu, pokud na tom budou trvat. Pointa je v tom, že tohle se samostatnými listy (nebo složkami v knihovnách) bez kódu nedokážete. Tímto způsobem můžete spravovat téměř cokoliv od telefonního seznamu zaměstnanců nebo katalogu služeb, přes firemní vozový park a tréninkové materiály, až po licence a projekty (pokud jich není moc). Když už opravdu musíte zakládat pro jednu věc více knihoven najednou, používejte alespoň odkazy místo neustáleho kopírování souborů z místa na místo, lidé jsou pak zmatení… Naučte své uživatele nahrávat všechno pouze jednou a používat pohledy.

3. Používáte historie verzí a verzování nebo píšete verze do jmen souborů?

Noví uživatelé a kontraktoři nemusí být zvyklí na systémy s vyřešeným verzováním, doteď pro ně mohlo být jedinou možností jak označit změny právě zapsání čísla rovnou do názvu souboru, např. Dokument_cz_v2.1.docx. Věřte mi, to je ten lepší (kratší) případ, už jsem viděla v názvech dokumentů daleko horší (zbytečnější) informace než jen verzi a najdou se i tací, co verze nepoužívají vůbec. Dobře, teď několik příkladů z praxe: Jak víte, která verze souboru je poslední? Tak to máme třeba Dokument_cz_v2.1_final.docx. Co když na stránkách tři předchozí verze dokumentu úplně chybí? Kde je najdu? Pravděpodobně ve schránkách svých kolegů, na ploše nebo v koši. Když udělám chybu ve verzi 2.0 a všimnu si toho za týden, jak to napravím? Poprosím kolegu o kopii verze 2.0, kterou má ve schránce, upravím ji a nahraju do knihovny souborů jako v5.0_final. Nebo jinak, co když je název mého souboru použitý jako link v produktové dokumentaci? Tak ho s každou novou verzí uvnitř dokumentu přepíšu, když na to nezapomenu… Naučte své uživatele používat verzování.

4. Používáte nějaká pravidla pro pojmenovávání souborů?

Nepřeháním, i na tom jméně souboru hodně záleží. Můžete mít stokrát vyřešené verzování, dokonalý „search“, kategorie, jazykové verze a co já vím všechno, ale když se budou Vaše soubory jmenovat Untitled1.docx, Untitled2.docx a Untitled3.docx, vůbec nic Vám nepomůže. Nepotřebujete slovník zkratek a složité číselné řady, stačí když se zamyslíte nad tím JAK bude název napsaný (česky, anglicky, česky bez diakritiky, s podtržítky, s mezerami, bez mezer úplně apod.) a CO bude obsahovat (název a číslo projektu, jen projekt, jen číslo apod.). Co se týká toho JAK, pozor na mezery. Pokud založíte něco jako „Dokument mezera.docx“, vyrobíte v podstatě „Dokument_x0020_mezera.docx“, což bude přeloženo pro prohlížeč jako Dokument%20mezera.docx“. Používejte podtržítka nebo pomlčky a využívejte toho, že název a titulek jsou dvě různá pole :o) Co se týká toho CO, z praxe vím, že každý dokáže jednu a tu samou věc napsat jinak – třeba taková Praha může být praha, Prague, Prag nebo PRAHA. Domluvte si jednoduchá pravidla, pomáhá to. Pokud dokumenty tisknete, klidně dovnitř napište adresu na které se dají najít a pokud se mohou dostat ven z firmy, tak i informaci o povaze (veřejné, tajné), ale to už se pak dostáváme někam mimo rozsah tohoto článku… Naučte své uživatele smysluplně pojmenovávat dokumenty, složky, knihovny a listy.

5. Používáte „Content Types“?

„Content Type“ je bohužel jeden z mnoha termínů, který ani nezkouším překládat, protože „Typ obsahu“ asi nikomu nic neřekne, výstižnější je možná „Druh obsahu“ nebo „Šablona se specifickým nastavením, vybavená vlastními metadaty“. Zjednodušeně řečeno jde o všechno, s čím můžeme pracovat uvnitř dokumentových knihoven a listů. Knihovna má výchozí „Content Type“ „Document“, list „Item“, kalendář „Event“ (i když kalendář je vlastně list), wiki stránky „page“ (i když se ukládají do knihoven dokumentů) apod. Kouzlo celého toho vyprávění je v tom, že si můžeme vyrábět šablony své vlastní – pokud chceme sjednotit komunikaci uvnitř firmy, není nic jednoduššího než založit Word šablonu pro zápisy ze schůzek, Excel list pro faktury, Visio pro procesy nebo třeba obyčejný hlavičkový papír, obalit je („required“) metadaty a přidat pod tlačítko „New“ každé knihovny, kde budou potřeba. Nikdo nebude ztrácet čas hledáním těch pravých nebo vymýšlením svých vlastních, všechny budou stejné a vždy aktuální (protože budou nahrány pouze jednou a použité všude). Pozor, i složka, formulář a odkazy jsou „Content Types“… Naučte své uživatele koukat pod tlačítko „New“ a používat šablony.