Co se Vám vybaví, když se řekne kalendář? Kalendář je v podstatě jen jiný pohled na list, ve kterém jsou položky s minimálně dvěma sloupci typu datum & čas a používáme ho k přehlednému zobrazení včech našich aktivit nebo úkolů… Dobře, to je pěkná definice, ale nenechte se zmást jeho jednoduchostí. I s tak obyčejným objektem jdou dělat velké věci a hned Vám vysvětlím, co tím myslím.

Ve skutečnosti máme kalendářů k dispozici hned několik:

List typu kalendář (Calendar)

Základem kalendáře je obyčejný list s několika sloupci typu datum a čas, který umí filtrovat data do pohledů, používat „content types“ a vůbec pracovat se záznamy tak, jak jsme zvyklí, jen dostal několik užitečných funkcí navíc. Umí vrstvit pohledy pomocí „color overlays“, umí se odkazovat na konkrétní datum jen pomocí adresy, má přednastavené pohledy pro den, týden a měsíc, může být připojen do MS Outlooku (a naopak, Exchange kalendář zas k portálovým stránkám) a může sloužit jako týmový, viz níže. Nové položky přidáte jednoduše jedním kliknutím do příslušných políček nebo pomocí „ribon menu“, ale protože to je v podstatě jen list, můžete použít i „Datasheet“. Formulář obsahuje spousty předdefinovaných polí jako je „workspace“, „location“ nebo „all day event“, takže máte všechno, co potřebujete. Alespoň já většinou mažu a schovávám, než přidávám.

Týmový kalendář (Group calendar, pouze pro SP 2010)

Je standartně součástí šablony webu jménem „Group work site“ a umožňuje prohlížení několika uživatelů nebo zdrojů (resources) najednou. Může dobře sloužit pro rezervace konferenčních místností, plánování zdrojů, výpůjčky společné techniky (projektory, notebooky, kamery, stativy) nebo služebních aut a kromě toho umí všechno to, co běžný kalendářový list. Standartní kalendář jde na ten týmový „povýšit“ pomocí volby „Group Calendar Options“ v obecném nastavení listu (List settings – General settings – Title, description and navigation). Aby fungoval správně, potřebuje mít aktivovanou „site feature“ jménem „Group Work Lists“ (Site actions – Site settings – Manage site features).

Příklad: Zavoláme si něco hodně starého, k čemu se hodně těžko „proklikává“. Založila jsem nový kalendář na adrese https://nejakymujweb.cz/Lists/Kalendar/mesic.aspx a nastavila jeho výchozí zobrazení na měsíc. Pokud chci místo teď aktuálního května zobrazit jiný měsíc, řekněme například duben, stačí za poslední znak adresy dopsat následující řetězec: ?CalendarDate=4%2F2012. Celý odkaz pak bude vypadat takto:

https://nejakymujweb.cz/Lists/Kalendar/mesic.aspx?CalendarDate=4%2F2012
Bez mezer, s otazníkem i s procenty. Zápis je pěkně čitelný, číslice 4 určuje měsíc v roce, řetězec %20F je jen jiný zápis pro lomítko „/“ a číslo 2012 znamená opravdu rok 2012. Pokud si se speciálními znaky nerozumíte, pomůže Vám třeba URL encoder​.

Pokud chcete zobrazit konkrétní den, může odkaz vypadat takto:

https://nejakymujweb.cz/Lists/NovyKalendar/den.aspx?CalendarDate=2%2F20%2F2012​

Ale pozor, funguje správně jen nad pohledem, který zobrazuje kalendář po dnech. Zobrazené datum bude v tomto případě bude 20. 02. 2012.  Malý, ale šikovný trik :o)

Kalendář s barevnými vrstvami

Jak jsem psala už na začátku, kalendář je v podstatě jen jiný pohled na list, ve kterém jsou položky s minimálně dvěma sloupci typu datum & čas. Záznamy uvnitř jsou standartně zobrazované jednou barvou (zelenou), ale najdou se i uživatelé, kterým to nestačí a kteří chtějí víc. Administrátor nebo správce stránky, který pak takový požadavek dostane, často jen otevírá Google a hledá skripty nebo aplikace třetích stran a přitom má řešení přímo na dosah ruky myši před sebou – jmenuje se „Calendars overlay“. Co byste řekli tomu, kdyby Váš kalendář vypadal třeba takhle?

4. Bod číslo 3. zopakujte přesně tolikrát, kolik barev (kategorií) chcete v kalendáři mít.

5. Vraťte se do základního pohledu kalendáře a odstraňte z něj (opět pomocí filtru) záznamy všech kategorií – o jejich zobrazování se od teď budou starat barevné pohledy samy. Z ribbon menu pro kalendář (otevřeného stále nad základním pohledem) klikněte na možnost „Calendars overlay“.

6. Vytvořte nový barevný pohled pomocí odkazu „New calendar“ umístěného vpravo nahoře. Ve stránce, která se objeví, klikněte na tlačítko „Resolve“ které vypátrá na Vámi zadané adrese všechny dostupné kalendáře nebo kalendářové pohledy a najděte ten správný. Vyplňte jeho jméno, vyberte si barvu a dopište popisek, jestli chcete. Zadané jméno se zobrazí v panelu po levé straně při otevření kalendáře.

7. Bod číslo 6. zopakujte přesně tolikrát, kolik barev (pohledů) chcete v kalendáři mít.

8. Vraťte se zpět na základní pohled kalendáře a prohlédněte si výsledek své práce. Občas je potřeba dopilovat nějaké ty (barevné) detaily nebo popisky, ale v podstatě máte hotovo, zbývá už jen bod č. 9.

9. Naučte své uživatele používat kategorie při vytváření záznamů.

Hotový a plný kalendář může vypadat třeba takhle:

Malý tip: Nepodceňujte růžovou – líbit se Vám nemusí, ale šikovně nahrazuje červenou pro důležité záznamy, která v seznamu chybí. Pro uživatele portálu je tak neobvyklá, že ji prostě nepřehlédnou :o)

Pro úplnost dodávám, že záznamy můžete obarvit i skriptem nebo pomocí „Calculated columns“ a obyčejného  HTML, ale nedělejte to, s obojím mám hodně špatné zkušenosti. Nejde jen o úpravu, kterou běžní uživatelé prostě nezvládnou, jde také o budoucí udržitelnost – sloupce se Vám nezmigrují (specielně z MOSS 2007 na SP 2010). Pokud i přes mé varování chcete raději script, otevřete okno prohlížeče a zadejte do vyhledávače slova „color“, „calendar“, „script“ a „sharepoint“, případně „calculated“ nebo „coding“. Najdete něco zhruba takového​. ​

… a jak se díváte na kalendář teď?